Gráficos

Excel ofrece funciones de creación de gráficos que pueden resultar muy útiles tanto para

analizar la información como para presentarla. Además se puede hacer uso de esta

opción a través de “asistentes” que facilitan mucho su uso.

Basta con seleccionar las celdas a partir de cuya información se va a generar el gráfico

(Fig. 18) y pulsar el botón de “asistente para gráficos”, . Esto hará aparecer un

diálogo en el que se van eligiendo las distintas opciones del gráfico a crear y pulsando el

botón “Siguiente” cuando se completa cada paso (Fig. 19). Finalmente, el gráfico puede

quedar en una nueva hoja aparte, o como un simple objeto dentro de la hoja actual (Fig.

20). Huelga decir que, nuevamente, si la información original cambia, el gráfico

también se actualiza automáticamente.
 

Fórmulas

Una capacidad fundamental de las hojas de cálculo es precisamente el uso de fórmulas.

Esto consiste simplemente en asignar a una celda no un contenido específico, sino el

resultado de cierta operación cuyos parámetros son los contenidos de otras celdas. Estas

pueden a su vez contener otras fórmulas (resultados), y además cada fórmula puede ser

todo lo compleja que se quiera.

Existen cuatro formas fundamentales de introducir fórmulas en una celda, que se

explican a continuación.

Elementos del documento: definiciones

Celdas

Una celda es uno de los componentes elementales de la tabla. Las celdas no son simples

textos inertes; son datos, son elementos que en cierto modo están “activos”. Una celda

puede contener texto o puede contener una fecha, y se comportará de manera diferente

según sea el caso. Si no se le dice a la hoja de cálculo qué contiene una celda, esta

intentará deducirlo por sí misma.

La información que contiene una celda se puede presentar de diversas maneras (siendo

la información la misma) o formatos de celda. Más adelante se habla sobre esto.

Filas

Una fila es el conjunto de todas las celdas que se encuentran contiguas en sentido

lateral. Cada fila se puede manejar como una unidad. Las filas se designan mediante

números.

Columnas

Concepto análogo al de las filas, pero en sentido vertical. Se designan mediante letras.

Rangos

Un rango es un conjunto de celdas. El rango más elemental sería una sola celda, y se

designa mediante la combinación de sus índices de columna y fila; por ejemplo, “B2”.

Si el rango abarca varias celdas, se introducen la celda inicial y la final separadas por

dos puntos; por ejemplo, B2:D2 ó B2:B5. Si hay que elegir varias celdas o rangos, se

pueden concatenar separados por punto y coma; por ejemplo, la celda B2, el rango de

B4 a B6 y el rango de B9 a B10 se pueden especificar conjuntamente como

B2;B4:B6;B9:B10

En Excel es frecuente elegir los rangos interactivamente, con el ratón, sin necesidad de

escribir las letras y números de índice.

Formato

En primer lugar, cabe hablar de formato en un sentido similar al de los procesadores de

textos: el formato de una celda afecta a su apariencia en cuanto a tipos de letra, líneas de

borde, color de textos y fondos, etc.

En segundo lugar, hay aspectos del formato que tienen especial importancia. Por un

lado, el tipo de datos que contiene la celda (texto, número, fecha, hora, etc.) que influye

en cómo interpreta la celda lo que tecleamos y cómo lo representa. Pero una vez que se

elige el tipo de datos (lo que Excel llama “Categoría”), por otro lado hay que elegir

cómo se presenta el dato en cuestión (lo que en otros ámbitos se llama la “máscara”).

Por ejemplo, se puede decir que una celda contiene un número, pero hecho esto, el

número puede aparecer con dos decimales, tres, ninguno, con el signo a la derecha o a la

izquierda, etc.

 

Hojas de cálculo

 

Los procesadores de textos permiten, entre otras cosas, la inclusión de tablas en los

documentos que manejan. No obstante, estas tablas contienen información estática; si en

las tablas se incluye un valor que depende de otros (por ejemplo, la suma o la media de

los elementos de una columna) dicho valor debe ser calculado por quien escribe y se

convierte en información textual como otra cualquiera. Si el cálculo ha sido erróneo, el

procesador de textos no lo detectará.

Si la información de las tablas se modifica, de modo que alguno de los valores cambie,

los resultados que dependían de ese valor tampoco se actualizarán de manera

automática; de este modo, el mantener un documento que evoluciona puede convertirse

en una tarea muy compleja y susceptible de introducir errores. Téngase en cuenta que

pueden existir multitud de informes que se generen semanal o mensualmente, y habría

que estar constantemente actualizando los datos y volviendo a realizar manualmente

todos los cálculos.

La informática en Excel

El presente documento es una descripción a nivel básico de la hoja de cálculo Microsoft

Excel. En primer lugar se realiza una introducción general a las hojas de cálculo y su

utilidad, y después se entra en detalles sobre la hoja de cálculo Microsoft Excel. Se

asume un conocimiento básico del sistema operativo Windows.

 

 

¿Que es la informática?